LEGISLATIAMUNCII.RO
“Da, putem spune de acum adio sintagmei « pix cu pasta sau stilou» consacrate de mai bine de 50 de ani din normele care au reglementat securitatea si sanatatea in munca ( protectia muncii ) in Romania”, declara C.E.O.-ul primei platforme de gestionare digitala a activitatii de Securitate si Sanitate in Munca / Relatiilor de munca / Prevenirea si Stingerea Incendiilor - SSM.ro - Petrica Muresan.
Iata care sunt informatiile esentiale cu privire la semnatura electronica, aduse de noul OUG 36/2021, conform directorului platformei de gestionare digitala.
1. La incheierea unui contract de munca este necesara semnatura electronica calificata, sau este suficienta semnatura electronica avansata?
Conform OUG privind utilizarea semnaturii electronice in domeniul relatiilor de munca, la incheierea contractului individual de munca se poate opta pentru utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate , insotite de marca temporala si sigiliul electronic calificat al angajatorului.
Cred ca este important ca atat angajatorul cat si angajatul sa inteleaga clar in ce conditii semnaturile electronice pe care le folosesc au valoare legala si pot fi dovedite in instanta. Pentru semnaturile calificate acest efort este minim, ele au implicit valoare de semnatura olografa.
Ghid complet Instructiuni proprii de securitate a muncii
Portal Codul Muncii
Procedura completa de evaluare a angajatilor
2. Daca un candidat la angajare (persoana fizica) doreste sa isi procure semnatura electronica, cum o poate face? Cat costa?
Desigur, oricine isi poate achizitiona semnatura electronica de la unul dintre furnizorii din Romania sau de la un furnizor din Uniunea Europeana. In acest moment, in Romania emit certificate calificate 5 furnizori iar in Uniunea Europeana sunt 220 de astfel de companii. Costul difera in functie de tipul de semnatura, valabilitate, numarul de semnari incluse etc.
3. Daca a fost achizionata in vederea incheierii unui contract de munca, poate fi utilizata si la semnarea altor contracte?
Da, se poate utiliza si la semnarea altor documente. Cu cat mai multe servicii care permit utilizarea semnaturii electronice, cu atat mai bine. Cu acelasi certificat calificat pot fi accesate toate aceste servicii si se pot trimite documente semnate electronic, mai ales ca OUG 38/2020 precizeaza ca autoritatile si institutiile publice au obligatia de a primi documente semnate electronic.
4. Daca un angajator (persoana juridica) doreste sa procure semnatura electronica, cum o poate face?
Exista in Romania 5 Prestatori de Servicii de Incredere de la care se pot achizitiona semnaturi electronice calificate, sigilii electronice si marca temporala. In Uniunea Europeana sunt 220 de prestatori care emit certificate calificate, 113 de prestatori care emit sigilii electronice calificate si 126 de prestatori care emit marci temporale calificate.
5. Cum poate plati semnatura electronica a candidatilor, daca doreste? Cate astfel de semnaturi va putea sa achizitioneze? Cat costa? De exemplu, daca o firma are 100 de salariati si doreste sa achizioneze semnatura electronica pentru toti, pentru un an, cat ar costa? Este mai avantajos sa achizionam pentru toti deodata, sau sa achizionam semnaturi pe masura ce se dovedesc necesare?
Angajatorul poate cumpara de la un furnizor certificatele digitale si semnaturi electronice pentru angajati sau pentru candidati. Nu exista un numar limita de semnaturi ce pot fi achizitionate.
Pentru semnarea contractelor de munca, de exemplu, pentru ca se semneaza doar cateva documente pe an, pretul unui certificat de semnatura in cloud sau semnnatura la distanta variaza intre 1 Euro si 10 Euro. Certificatele pot fi cumparate pe masura ce un angajat are nevoie de ele. Atunci cand se cumpara un certificat pentru semnnatura la distanta si semnaturile pot fi platite treptat, pe masura ce angajatul semneaza documente.
6. Ce date trebuie sa furnizeze candidatul in vederea semnarii contractului, cu o semnatura pusa la dispozitie de catre angajator? Ce probleme legate de protectia datelor pot fi generate in procesul de prelucrare a acestor date?
Este nevoie de furnizarea acelorasi date pe care le-ar furniza si la semnarea olografa a contractului de munca.
Daca se opteaza pentru o semnatura electronica calificata, trebuie sa fie cunoscut faptul ca prestatorii de servicii de incredere calificati sunt auditati, verificandu-se inclusiv faptul ca respecta cerintele GDPR. Toate informatiile necesare emiterii certificatelor calificate si semnarii calificate a documentelor sunt transmise prin conexiuni securizate. De asemenea, in contractul incheiat intre angajator si prestator se va stipula faptul ca datele personale ale titularilor semnaturilor electronice sunt folosite exclusiv in scopul emiterii certificatului calificat/avansat.
7. Daca angajatorul a achizitionat semnatura electronica, este suficienta trimiterea unui pdf candidatului, cu solicitarea de selectare a imaginii care sa indice existenta unei semnaturi electronice?
Doar angajatul poate semna electronic documentele cu semnatura sa. Acesta trebuie sa aiba control exclusiv asupra operatiunii de semnare, indiferent daca este vorba despre o semnatura avansata sau despre una calificata. Intre semnatura si identitatea reala a angajatului trebuie sa existe o legatura fara echivoc.
Nu este permis ca angajatorul sa semneze vreodata in numele angajatului.
8. In ce conditii expira semnatura electronica? Expira la un termen cert, sau poate sa expire odata cu contractul de munca, astfel incat salariatul sa beneficieze de semnatura electronica platita de angajator numai atat timp cat este angajat?
Certificatul care sta la baza crearii semnaturii expira, valabilitatea unui certificat calificat poate varia de la cateva minute la 3 ani, dar se poate reinnoi.
Semnatura electronica nu expira niciodata. Semnatura calificata poate fi creata folosind mecanisme ce permit validarea pe termen lung (LTV – Long Term Validation) si tot pentru acest timp de semnatura verificarea se poate face centralizat, folosind listele de incredere publicate la nivelul Uniunii Europene. Pentru niciun alt tip de semnatura nu exista posibilitatea de validare centralizata.
9. Daca angajatorul a achizionat semnaturile candidatilor/salariatilor, acestia vor putea semna si alte contracte, fara legatura cu raportul de munca?
Daca angajatorul achizitioneaza certificatul pentru anagat, depinde de politica angajatorului daca angajatul va putea semna si alte documente cu acea semnatura sau nu. Daca angajatul are propriul sau certificat, atunci poate semna orice.
10. Cat dureaza procesul de achizionare a semnaturii? Ce etape trebuie parcurse? Sa presupunem ca un candidat este declarat angajat la sfarsitul interviului (online). Ce trebuie facut din acest moment, pas cu pas, pana la semnarea efectiva a contractului?
Procesul de achizitie poate dura in jur de 10 minute daca este on-line, iar daca se prezinta la sediul prestatorului, cel mult o ora.
- A. Inainte de emiterea certificatului pentru semnatura electronica, cel mai important lucru este verificarea identitatii persoanei care semneaza, pentru a raspunde la aceste doua cerinte din Regulamentul eIDAS: semnatura face trimitere exclusiv la semnatar si permite identificarea semnatarului. Folosind un certificat calificat, acest lucru este verificat si garantat de prestatorul de servicii de incredere.
Pentru a emite certificate calificate, verificarea identitatii se poate face fata in fata sau printr-un apel video, folosind o aplicatie acreditata pusa la dispozitie de prestatorul calificat.
- B. Dupa verificarea identitatii si completarea datelor persoanei, certificatul este emis si poate fi folosit imediat pentru semnarea documentelor.
- C. Cel care semneaza trebuie sa se autentifice si apoi sa autorizeze fiecare semnatura pe care o creeaza. Este necesara o autentificare cu doi factori, de exemplu nume de utilizator si parola si un cod unic de autorizare primit pe telefon.
Utilizand aplicatia SSM.RO de pe un laptop, o tableta sau un smartphone, se pot economisi tone de hartie,sume importante de bani si nu in ultimul rand TIMP.
Odata cu aparitia noilor reglementari legislativein domeniul relatiilor de munca (H.R) si activitatii de securitate ÅŸi sanatate in munca (S.S.M.) prevazute in O.U.G. 36/06.05.2021 privind utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate insotite de marca temporala si sigiliul electronic calificat al angajatorului , profesionistii care activeaza in domeniul securitatii si sanatatii in munca, dar si angajatorii si salariatii acestora, au o alternativa electronica la “dosarul cu sina”/ instruirea “la sala”/ “semnarea documentelor cu pix si pasta“. Acestia au la dispozitie aplicatia SSM.RO, care permite incarcarea documentatieinecesare alcatuirii dosarului pentru activitatea de ssm, cat si realizarea tuturor tipurilor de instruire prevazute de lege, avand acces la informatiile introduse in aplicatie in conditii de stocare de maxima siguranta a datelor.
Noutati
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML